La rédaction d’un rapport d’étonnement peut être une tâche intimidante pour un nouvel employé. Elle nécessite de prendre le temps de réfléchir à l’expérience vécue en rejoignant l’entreprise, ainsi que d’évaluer honnêtement l’environnement et l’atmosphère. Les entreprises demandent ces rapports pour comprendre comment le nouvel employé s’intègre et pour avoir une idée des points à améliorer. Voici nos conseils pour rédiger un rapport d’étonnement.
Rapport d’étonnement : pour qui ?
Le rapport d’étonnement est un document qui a pour but de fournir une analyse détaillée du processus d’onboarding (intégration de nouveau salarié) d’un employé et de fournir un retour d’information à la direction sur l’efficacité de ce processus. Il est conçu pour donner un aperçu de la capacité de l’employé à comprendre les processus internes de l’entreprise et pour évaluer la qualité de sa propre expérience.
Le rapport peut intéresser le responsable direct de l’employé, le service des ressources humaines et la direction générale. Il est également bénéfique pour l’employé s’il en profite pour démontrer sa capacité à fournir un retour d’information et à émettre des critiques constructives.
Avec un rapport d’étonnement bien rédigé, l’employé peut briller devant ses supérieurs et montrer sa valeur pour l’organisation. En outre, il peut utiliser le rapport comme une plateforme pour proposer des alternatives viables et des améliorations au processus d’accueil. Ce faisant, l’employé peut montrer son engagement envers l’entreprise et son désir de l’aider à s’améliorer.
Rapport d’étonnement : quelle forme adopter ?
Le rapport d’étonnement peut prendre plusieurs formes selon les exigences d’une entreprise. Dans certains cas, les responsables peuvent opter pour un entretien informel, tandis que dans d’autres, le retour d’information peut prendre la forme d’un discours ou d’une présentation. Cependant, l’approche la plus courante consiste pour l’entreprise à vous demander de soumettre un rapport écrit ou de remplir un questionnaire en ligne.
Lorsqu’il s’agit de remplir le rapport ou le questionnaire, il est important de s’assurer que vous donnez la priorité aux bonnes informations. Pour être sûr de réussir, familiarisez-vous à l’avance avec les valeurs, la mission et les objectifs de l’entreprise. Cela vous permettra de mieux comprendre ce que l’entreprise recherche chez ses employés potentiels et d’adapter vos réponses à leurs besoins spécifiques. En outre, assurez-vous d’être honnête et détaillé dans vos réponses, afin que les employeurs puissent se faire une idée précise de qui vous êtes et de la façon dont vous pouvez contribuer à leur organisation.
Si la forme demandée par l’entreprise est libre, il est conseillé de rédiger 2/3 pages maximum dans lequel vous devez fournir une analyse détaillée de vos observations. Ce document doit comprendre une liste de ce qui vous surprend, de ce que vous observez, de ce qui fonctionne, de ce qui semble dysfonctionner, de ce que vous ne comprenez pas bien, et en conclusion, des améliorations que vous proposez.
Rapport d’étonnement : comment le remplir
Poser les bonnes questions
Pour tirer le meilleur parti de votre rédaction d’un rapport d’étonnement, il est important d’être curieux et de poser des questions à ceux que vous observez, mais aussi à vos collègues directs et à ceux des autres services. Il est important d’être transparent et d’expliquer le but de vos questions afin que les gens soient conscients de vos intentions.
Prendre des notes
Au fur et à mesure que vous obtenez des informations, il est également essentiel de prendre des notes afin de pouvoir consigner vos souvenirs de manière objective. Si vous ne prenez pas de notes, il sera beaucoup plus difficile de vous souvenir des détails et de rédiger un rapport complet. Il est donc important d’observer, de poser des questions et de prendre des notes au fur et à mesure.
Ne pas porter de jugement
Un rapport d’étonnement ne doit pas nommer qui que ce soit ni porter de jugement sévère sur un quelconque dysfonctionnement. En effet, après seulement trois mois, il est peu probable que vous ayez établi une crédibilité suffisante pour critiquer de façon négative les systèmes en place.
Lorsqu’il s’agit de questions complexes, il est beaucoup plus sage d’adopter une approche plus diplomatique. Au lieu de porter un jugement immédiat, essaie d’exprimer que vous ne comprenez pas la situation. Cela peut aider à créer un dialogue et à trouver une solution au lieu de créer de l’animosité.
Rapport d’étonnement : quand le livrer ?
Idéalement, le rapport d’étonnement doit conclure une période d’observation d’environ 3 mois après l’arrivée du salarié ou du stagiaire. Cette période doit laisser suffisamment de temps à l’employé pour s’installer et se familiariser avec la culture et le fonctionnement de l’entreprise. Pendant cette période, le superviseur doit noter les points forts, les points faibles et les points à améliorer dans les performances de l’employé.
